چارت سازمانی چیست؟

سرنوشت هر شرکت یا سازمانی به عوامل مختلفی وابسته است، عواملی که هر کدام با تأثیرات وسیعی که ایجاد می‌کنند، به نوعی در موفقیت یا عدم موفقیت یک مجموعه نقش دارند. در این میان سازگاری با ساختاری که به همه فعالیت‌ها نظم بدهد و در عین حال سازمان را محدود نکند از اصولی است که هر مجموعه باید بسته به اندازه تیم‌ها و جریان کاری به‌خصوص خود پایبند باشد. این ساختار همان قاعده‌ای است که از آن با عنوان «چارت سازمانی» یاد می‌شود. چارت سازمانی همچون یک نقشه راه، ابزاری حیاتی برای هماهنگی بین اجزا و هدایت فعالیت‌های مختلف سازمان به شمار می‌رود.

چارت سازمانی چیست؟

چارت یا همان نمودار سازمانی به‌صورت تصویری نقش‌ افراد در سازمان، ارتباطات آن‌ها و مسئولیت‌هایشان را به نمایش می‌گذارد. این نمودار معمولاً به‌صورت سلسله‌مراتبی طراحی شده است، به این شکل که مدیران و مقامات بالارتبه در صدر قرار می‌گیرند و مدیران میان‌رده و دیگر کارکنان نسبت به موقعیت شغلی در بخش‌های پایین‌تر جای دارند. نمودار سازمانی با استفاده از فرم‌های ساده‌ای همچون خطوط، اشکال هندسی و… یا به نمایش ساختار کلی سازمان می‌پردازد یا اینکه به بخش یا واحد خاصی مربوط می شود تا به‌صورت کاملاً شفاف نشان دهد هر فرد از نظر رده‌بندی در چه موقعیتی نسبت به دیگر همکاران خود قرار دارد.

تاریخچه و سیر تکاملی چارت سازمانی

چارت‌های سازمانی که امروزه یکی از ابزارهای مدیریت کارآمد کسب‌وکار از طریق ایجاد یک جریان خطی و سلسله مراتبی از اعضای سازمان و نقش‌ آن‌ها است تاریخچه جالبی دارند که با نگاهی به آن می‌توان به اهداف شکل‌گیری و میزان اثرگذاری آن پی برد.

اولین تلاش‌ها برای تهیه چارت سازمانی در قرن نوزدهم توسط دانیل مک‌کالوم صورت گرفت. مک‌کالوم که مدیر کل راه آهن نیویورک و ایری (New York and Erie) بود، برای سازمان‌دهی وضعیت آشفته‌ و بی‌نظمی‌های موجود که در کار اختلالاتی به‌وجود می‌آورد، یک نمودار وسیع و پیچیده طراحی کرد که مجموعه را نمایش می‌داد. این نمودار که طرحی از سازمان با تقسیم وظایف اداری و تعداد و طبقه کارکنان را نشان می‌دهد، در واقع اولین نمودار رسمی سازمانی به حساب آورد.

هرچند ساختاری که مک‌کالوم طراحی کرده بود بسیار دقیق و کامل بود، اما برای استفاده در شرکت‌ها پیچیدگی‌های زیادی داشت. بنابراین شخصی به نام هرمان هولریث از شرکت ماشین‌های جدول‌بندی، که بعدها تبدیل به شرکت IBM تبدیل شد، برای ساختار سازمانی خود طرحی ارائه داد که به شکل متقارن و هرمی طراحی شده بود. این طرح به اندازه طرح مک‌کالوم جزئیات نداشت، اما به‌خوبی بخش‌های عملکردی شرکت، زیرمجموعه‌های جغرافیایی و دپارتمان‌ها را نشان داده بود. این طرح شباهت بیشتری به چارت‌های امروزی داشت.

چارت سازمانی در عصر نوین

تا سال‌ها اکثر شرکت‌ها به روشی شبیه شرکت IBM چارت‌های سازمانی خود را تنظیم می‌کردند، اما به مرور زمان با نوآوری و توسعه کسب‌وکارها، ساختار نمودارهای سازمانی پیچیده‌تر شد. در واقع با شکل‌گیری بخش‌های جدیدی همچون روابط عمومی، تبلیغات، تحقیق و توسعه و واحدهایی از این دست، نمودارهای معمول دیگر پاسخگوی نیازهای سازمان نبودند و باید چارت‌ها تغییراتی می‌کردند.

در حال حاضر سازمان‌ها در طراحی نمودارهای سازمانی تغییراتی اعمال می‌کنند تا آن را با اکوسیستم خود منطبق ‌کنند و در نتیجه این اتفاق صدها طرح از چارت‌های سازمانی مختلف با ساختارهای متنوع شکل گرفت. ساختار چارت‌های سازمانی امروزی، با وجود انعکاس باورها و حفظ ایده‌های اصلی، از آنچه که مک‌کالوم طراحی کرده بود بسیار ساده‌تر شده‌اند تا تقسیم مسئولیت‌ها و شفافیت نقش‌ها به شکلی کارآمدتر صورت پذیرد.

واحدها و بخش ها

هر سازمان متشکل از تعداد زیادی بخش یا واحد مستقل شامل منابع انسانی، بازاریابی، تحقیق و توسعه، حسابداری و مالی و… است که توسط مدیران میانی اداره می‌شوند. این واحدها که یک یا چند فرآیند را سازماندهی می‌کنند در نمودار سازمانی به نمایش درمی‌آیند و روابط میان آن‌ها که نشان‌دهنده افراد در قالب یک مجموعه منسجم است، مشخص می‌شود.

سلسله مراتب مدیریتی

اصطلاحی که از آن به‌عنوان سلسله مراتب مدیریتی در چارت سازمانی یاد می‌شود به همان ساختاری اشاره دارد که متشکل از مدیران عالی‌رتبه تا مدیران میانی و کارکنان در جایگاه‌های مختلف است. با پیروی از این چارت سلسله مراتبی همه اعضای یک سازمان، به‌صورت زنجیره‌ای تحت یک فرمان ثابت هستند که در صدر چارت قرار دارد. در واقع رایج‌ترین نوع چارت سازمانی، نمودار هرمی‌شکل است که زنجیره فرماندهی از بالا توسط مدیرعامل شروع می‌شود و به سمت پایین حرکت می‌کند که در پایین‌ترین بخش آن کارکنان سطح ابتدایی قرار دارند. در این نمودار هریک از کارکنان یک سرپرست دارد و فعالیت‌های او تحت نظر سرپرست صورت می‌گیرد.

چارت سازمانی چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟

شاید در برداشت اولیه این‌طور به نظر برسد که چارت سازمانی همان ساختار سازمانی است، اما این دو اصطلاح با یکدیگر تفاوت‌های عمیقی دارند. چارت سازمانی و ساختار سازمانی هر دو نمودارهای گرافیکی هستند، یعنی ممکن است در ظاهر شبیه به هم باشند، در حالی‌که چارت سازمانی بر اساس افراد و موقعیت آن‌ها طراحی شده و ساختار سازمانی عملکردمحور است. به این شکل که:

نمودار سازمانی برای نمایش افراد و عناوین آن‌ها طراحی شده، اما ساختار سازمانی به تعریف نقش‌ها، جریان اطلاعات و فعالیت‌های یک کسب‌وکار می‌پردازد و حول بخش‌های مختلف عملکردی طراحی می‌شود.
چارت سازمانی عنوان شغلی و جایگاه افراد را نشان می‌دهد و ممکن است مواردی همچون الزامات شغلی هم در آن قید شود. در مقابل آن ساختار سازمانی برای هر گروه شغلی، اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد را معرفی می‌کند.
ساختار سازمانی یک‌بار تعریف می‌شود و بعد از آن تغییری نمی‌کند، جز در مواقعی که سازمان تصمیم به تغییر استراتژی داشته باشد، اما چارت سازمانی احتمالاً نیاز به به‌روزرسانی مداوم دارد، چراکه افراد جدیدی وارد سازمان می‌شوند یا افرادی کارشان را ترک می‌کنند. با هر جابه‌جایی، چارت قدیمی می‌شود و باید تغییراتی در آن اعمال شود.

چرا باید از چارت سازمانی استفاده کنیم؟

استفاده از چارت سازمانی به دلیل شفافیتی که در روند کار ایجاد می‌کند حائز اهمیت است. این شفافیت به چه صورت اتفاق می‌افتد:

نمودار سازمانی به سرمایه‌گذاران و سهامداران کمک می‌کند تا دریابند که چه فرد یا افرادی در تیم رهبری حضور دارند و از وضعیت و کیفیت مدیریت اطمینان کسب کنند.
چارت سازمانی به تمام افراد سازمان این امکان را می‌دهد تا زنجیره مدیریت را به‌درستی درک کنند.
یک نمودار سازمانی کمک می‌کند تا افراد از جریان فرآیندهای تأییدی و تصمیم‌گیری مطلع شوند و منطق پشت آن را درک کنند.
وجود یک نمودار سازمانی برای کارکنان جدید این فرصت را فراهم می‌کند تا در بدو ورود با دیگر کارکنان آشنا شوند.
کارکنان به‌واسطه نمودار سازمانی می‌توانند مدیران اصلی، کارکنان ارشد و بخش‌های مختلف را بشناسند و همین‌طور از نقش خود و موقعیتشان نسبت به دیگر افراد آگاه شوند.
با وجود یک چارت سازمانی کارکنان می‌توانند متوجه شوند که تغییرات درون‌سازمانی چگونه بر نقش آن‌ها اثر می‌گذارد.
نمودارهای سازمانی منعکس‌کننده تغییرات از جمله تغییر نقش‌ها، توسعه یا کوچک شدن سازمان هستند.
چارت‌ها می‌توانند نشان‌دهنده ارزش‌ها و فلسفه‌های سازمان در رابطه با سلسله مراتب، همکاری، گسترش و مفاهیمی از این دست هستند.

انواع چارت سازمانی کدام اند؟

انتخاب چارت سازمانی مناسب باید بسته به نیازها و نوع سازمان از بین مدل‌های موجود صورت بگیرد. چهار مدل اصلی از نمودار سازمانی وجود دارد:

مدل سلسله مراتبی (Hierarchical Organizational Chart)

این مدل متداول‌ترین مدل چارت سازمانی است. در مدل سلسله مراتبی یک گروه یا فرد در رأس قرار دارد و افراد دیگر به شکل هرم در زیر آن‌ها قرار می‌گیرند. در این مدل افراد با کسانی‌که به آن‌ها مستقیم گزارش می‌دهند در ارتباط هستند.

مدل ماتریسی (Matrix Organizational Chart)

چنین مدلی زمانی به‌کار گرفته می‌شود که کارکنان بیشتر از یک مدیر داشته باشند. مثل شرایطی که در آن یک تیم پروژه‌های مختلفی داشته باشند و هر پروژه توسط مدیر مجزایی اداره می‌شود.

مدل مسطح (Flat Organizational Chart)

این مدل با عنوان‌ افقی هم شناخته می‌شود و دارای سطوح کمی از مدیریت میانی است، یعنی افراد به دو دسته مدیران و کارکنان یا کارگران تقسیم می‌شوند. در مدل مسطح کارکنان مسئولیت بیشتری دارند و در تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت مستقیم مداخله می‌کنند. در این‌جا برابری قدرت و توانایی تصمیم‌گیری توسط افراد رده پایین بیشتر از دیگر مدل‌ها است.

مزایا و معایب انواع مدل‌ های چارت سازمانی

هر یک از مدل‌های چارت سازمانی با وجود کارایی‌ باز هم مزایا و معایب خاص خود را دارند، از جمله:

در مدل سلسله مراتبی که از بالا به پایین تعریف می‌شود، خطوط اختیارات و ارتباطات مدیران، مدیران ارشد، مدیران میانی، سرپرستان تیم و همین‌طور اعضای تیم به وضوح مشخص است. این شفافیت و پایداری به‌عنوان نقطه قوت شناخته می‌شود، اما از طرفی ضعف بالقوه چنین مدلی استحکام و عدم توانایی آن برای انعطاف‌پذیری است .

با استفاده از مدل ماتریسی، روابط بین بخش‌ها کارآمدتر خواهد شد، اما باید به این نکته توجه داشت که الزام به پاسخگویی به بیش از یک فرد یا بخش می‌تواند برای کارکنان باعث ایجاد وفاداری گیج‌کننده یا تضاد منافع شود.

نمودارهای مسطح یا افقی که در آن اکثر لایه‌های مدیریت با روابط نزدیک مدیران و کارکنان جدا شده‌اند، در شرکت‌های و سازمان‌های کوچک‌تر کارایی بیشتری دارند و در سازمان‌های بزرگ اثربخشی ندارند. در این مدل کارکنان، احساس استقلال و قدرت بیشتری دارند و البته به دلیل تعداد افراد کمتر، احتمالاً تعارضات بین آن‌ها آشکارتر خواهد بود.

چارت سازمانی همچون ستون فقرات سازمان می‌تواند از بروز هرج‌ومرج جلوگیری کند و با سازماندهی نقش‌ها احتمال سردرگمی را از بین ببرد. در اصل با طراحی و اجرای یک نمودار سازمانی مناسب بی‌اغراق می‌توان گامی بلند در جهت ارتقای کارایی و اثربخشی سازمان برداشت.